1 · Ausgangslage
Eine Hochschule tauscht Dateien in alle Richtungen aus: Lehrende verteilen Material an Kurse, Arbeitsgruppen arbeiten mit Partnereinrichtungen, Promovierende bewegen Messreihen zwischen Institut und Rechenzentrum, Verwaltungen versenden Prüfungsunterlagen. Jede dieser Gruppen hat andere Anforderungen — und jede greift zu einem eigenen Werkzeug, wenn die Einrichtung keines anbietet.
Das Ergebnis kennt jedes Rechenzentrum: Kursmaterial in einem privaten US-Cloud-Konto, Forschungsdaten auf einer externen Festplatte, Prüfungsakten als Mail-Anhang. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der offizielle Weg fehlt oder zu umständlich ist.
Große Dateien, viele Empfänger
Vorlesungsaufzeichnungen und Datensätze sprengen jedes Mail-Limit. Ohne Freigabe-Links landet das Material auf privaten Konten.
Zusammenarbeit über Grenzen
Verbundprojekte umfassen mehrere Einrichtungen und externe Partner. Gastkonten für jede Kooperation sind Verwaltungsaufwand ohne Ende.
Schutzbedarf und Fristen
Prüfungs-, Personal- und Berufungsunterlagen unterliegen Fristen und Zugriffsbeschränkungen, die ein privates Konto nicht abbilden kann.
Fluktuation als Normalfall
Jedes Semester kommen und gehen tausende Konten. Ohne Anbindung an das Identitätsmanagement wird daraus Handarbeit.
2 · Föderierter Zugang statt Kontenverwaltung
Angehörige melden sich mit der Kennung ihrer Einrichtung an — über DFN-AAI oder das lokale Verzeichnis per LDAP beziehungsweise Active Directory. Rollen und Organisationseinheiten kommen aus dem Verzeichnis; ein Exmatrikulations- oder Austrittsdatum wirkt sofort, ohne dass jemand eine Liste pflegt.
- Föderierter Login via DFN-AAI — keine zweite Kennung, keine Passwort-Zurücksetzungen im Servicedesk.
- LDAP / Active Directory für Einrichtungen, die ihr Verzeichnis direkt anbinden möchten.
- Gäste ohne Konto — externe Partner erhalten befristete, passwortgeschützte Links statt eines Accounts.
- Rollen und Quoten je Statusgruppe: Studierende, Lehrende, Beschäftigte, Projektkonten.
3 · Lehre und Zusammenarbeit
PowerFolder integriert sich in die Werkzeuge, die an der Einrichtung ohnehin laufen: Moodle und Stud.IP greifen auf Freigaben zu, statt Dateien ein zweites Mal vorzuhalten. Office-Dokumente werden über ONLYOFFICE direkt im Browser gemeinsam bearbeitet — ohne lokale Installation, was in Poolräumen und auf privaten Geräten den Unterschied macht.
Für Studierende zählt vor allem, dass es funktioniert wie das, was sie kennen: Ordner auf dem eigenen Rechner, App auf dem Telefon, Link zum Weitergeben. Die Datenschutzarbeit passiert dahinter.
4 · Forschungsdaten
- Datenmenge
- Keine Größenbeschränkung pro Datei. Bei eigenem Betrieb setzt allein der vorhandene Speicher die Grenze — relevant für Mess-, Bild- und Sequenzdaten.
- Nachvollziehbarkeit
- Versionierung überschriebener und gelöschter Dateien, dazu ein Protokoll jeder Freigabe und jedes Zugriffs. Beides zusammen ist die Grundlage guter wissenschaftlicher Praxis.
- Aufbewahrung
- Wie viele Versionen aufbewahrt werden, legen Sie pro Ordner fest. Aufbewahrungspflichten aus Förderbedingungen lassen sich damit technisch abbilden.
- Föderation
- Server verschiedener Einrichtungen können sich gegenseitig bekannt gemacht werden — Zusammenarbeit im Verbund, ohne dass Daten die eigene Einrichtung verlassen müssen.
5 · Betrieb im eigenen Haus oder im Verbund
Hochschulen und Forschungseinrichtungen betreiben PowerFolder in aller Regel selbst. Das Rechenzentrum behält Hardware, Netze, Backup und Schlüssel — und damit die Hoheit über die Daten.
- Eigenbetrieb — Server im eigenen Rechenzentrum, Anbindung an vorhandenes Monitoring, Backup und Verzeichnis.
- Verbund- und Landesbetrieb — eine Installation für mehrere Einrichtungen, mandantenfähig getrennt. So arbeitet unter anderem BayernShare.
- Hochverfügbarkeit — Cluster mit Lastverteilung für Installationen, die zum Semesterstart nicht ausfallen dürfen.
- Kostenfreier Einstieg — die Community Edition ist bis 50 Nutzende dauerhaft kostenfrei. Für einen Institutsserver oder einen Pilotbetrieb reicht das aus, ohne Beschaffungsvorgang.
6 · Beschaffung und Preise
Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen gelten eigene Konditionen; PowerFolder ist über DFN-Preise beziehbar. Was in der Praxis über die Beschaffung entscheidet, sind meist dieselben Punkte:
- Betrieb in Deutschland und ein Vertragspartner ohne Bindung an drittstaatliches Herausgaberecht.
- Lizenzierung nach Nutzenden oder Speicher — planbar über die Haushaltsjahre.
- Anbindung an DFN-AAI beziehungsweise das lokale Verzeichnis als Abnahmekriterium.
- Exportfähigkeit und dokumentierte Schnittstellen als Ausstiegsklausel.
- Option, vom Pilotbetrieb in den Regelbetrieb zu wechseln, ohne das System zu tauschen.
Einen Überblick über die Editionen und ihre Unterschiede finden Sie unter Editionen im Vergleich.
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