1 · Ausgangslage
Der Arbeitsalltag in Ämtern und Bundeseinrichtungen ist längst verteilt: Fachverfahren laufen im Rechenzentrum, Gutachten entstehen mit externen Sachverständigen, Prüfberichte gehen an nachgeordnete Stellen, Ausschreibungsunterlagen an Bieter. Der Austausch selbst passiert aber oft an der IT vorbei — per E-Mail-Anhang, per privatem Cloud-Konto, per USB-Stick.
Das ist kein Disziplinproblem, sondern ein Werkzeugproblem. Wo kein freigegebener Weg existiert, entsteht Schatten-IT. Und mit ihr verliert die Behörde genau das, was sie nachweisen können muss: wer hatte wann Zugriff auf welches Dokument.
Kontrollverlust
Daten liegen bei Anbietern, deren Muttergesellschaft ausländischem Recht unterliegt — Herausgabeverlangen sind nicht ausgeschlossen.
Fehlende Nachweisbarkeit
Ohne lückenloses Audit-Log lässt sich im Prüfungs- oder Schadensfall nicht rekonstruieren, wer ein Dokument geöffnet oder weitergegeben hat.
Medienbrüche
Große Dateien scheitern an Mail-Limits. Die Folge sind Umwege, die weder dokumentiert noch abgesichert sind.
Lock-in
Proprietäre Formate und Exportgrenzen machen den Anbieterwechsel teuer — und schwächen die Verhandlungsposition der Behörde.
2 · Der Rechtsrahmen, kurz gefasst
Datensouveränität ist kein Marketingbegriff, sondern die Summe konkreter Anforderungen. Für die Praxis relevant sind vor allem:
- DSGVO Art. 28 / 32 — Auftragsverarbeitung und Stand der Technik. Der Verantwortliche bleibt die Behörde; der Dienstleister muss weisungsgebunden und prüfbar sein.
- BSI IT-Grundschutz — insbesondere die Bausteine zu Speicherlösungen, Kryptokonzept und Protokollierung.
- US CLOUD Act — Anbieter mit US-Bezug können zur Herausgabe verpflichtet werden, unabhängig vom physischen Speicherort. Ein Rechenzentrum in Frankfurt allein löst das Problem nicht.
- EVB-IT — die Vertragsmuster der öffentlichen Hand; Lizenz- und Pflegemodelle müssen darauf abbildbar sein.
- Aufbewahrungs- und Löschfristen — aus Fachrecht und Registraturordnung; das System muss Fristen technisch abbilden können.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „wo liegen die Daten", sondern „wer kann rechtlich und technisch darauf zugreifen".
3 · Drei Betriebsmodelle
- On-Premise
- PowerFolder Server im eigenen Rechenzentrum. Volle Hoheit über Hardware, Netze, Backup und Schlüssel. Das Modell für Daten mit hohem Schutzbedarf und für Häuser mit eigenem IT-Betrieb.
- Landes-/Verbundbetrieb
- Betrieb durch ein Landesrechenzentrum oder einen kommunalen IT-Dienstleister für mehrere Stellen. Skaleneffekte ohne Abgabe der Datenhoheit — das Modell hinter Verbundlösungen wie bwSync&Share oder BayernShare.
- Deutsche Cloud
- Betrieb durch dal33t GmbH, ausschließlich in deutschen Rechenzentren, deutscher Vertragspartner, kein US-Konzernbezug. Für Stellen ohne eigene Betriebsmannschaft.
Alle drei Modelle nutzen denselben Client und dieselben Schnittstellen. Ein Wechsel — etwa von der Cloud in den Eigenbetrieb — ist damit eine Migration der Daten, kein Systemwechsel.
4 · Technische Kontrollen
Transport und Ablage
TLS auf dem Übertragungsweg, verschlüsselte Ablage auf dem Server. Bei On-Premise-Betrieb verbleibt die Schlüsselverwaltung vollständig im Haus.
AD / LDAP / SSO
Anbindung an das bestehende Verzeichnis. Rollen und Organisationseinheiten werden übernommen, Austritte wirken sofort.
Revisionssichere Logs
Jeder Zugriff, jede Freigabe, jede Löschung wird protokolliert und ist exportierbar — die Grundlage für Prüfungen und Auskunftsersuchen.
Kontrollierter Außenkontakt
Externe Empfänger erhalten befristete, passwortgeschützte Links statt Mail-Anhänge. Freigaben lassen sich jederzeit widerrufen.
Details zu Härtung, Schlüsselverwaltung und Incident-Response finden Sie in der Security Information; die betrieblichen Anforderungen stehen in den Server System Requirements.
5 · Was in die Ausschreibung gehört
- Verpflichtung auf Rechenzentren innerhalb Deutschlands und auf einen Vertragspartner ohne Bindung an drittstaatliches Herausgaberecht.
- Nachweis der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, inkl. Unterauftragnehmer-Liste.
- Exportfähigkeit in offene Formate und dokumentierte Schnittstellen — als Ausstiegsklausel.
- Protokollierungsumfang und Aufbewahrungsdauer der Logs als messbare Anforderung.
- Option auf Überführung in den Eigenbetrieb während der Vertragslaufzeit.
- Lizenzmodell nach Nutzern oder Speicher — planbar über die Haushaltsjahre.
6 · Einführung in vier Schritten
- 1 · Bestandsaufnahme
- Welche Datenarten werden heute wie ausgetauscht? Welche Schutzbedarfe und Fristen gelten? Ergebnis ist eine kurze Liste priorisierter Anwendungsfälle.
- 2 · Pilot
- Eine Abteilung, ein realer Anwendungsfall, vier bis sechs Wochen. Ziel ist nicht der Funktionstest, sondern die Bestätigung der Betriebsannahmen.
- 3 · Integration
- Verzeichnisdienst, Backup, Monitoring und Rollenkonzept. Ab hier ist das System Teil des regulären IT-Betriebs.
- 4 · Rollout
- Schrittweise nach Organisationseinheiten, begleitet von kurzen Anleitungen. Die alten Wege werden erst geschlossen, wenn der neue trägt.
Fazit
Datensouveränität entsteht nicht durch eine Zusicherung im Vertrag, sondern durch die Kombination aus Betriebsmodell, technischer Kontrolle und Nachweisbarkeit. Behörden, die diese drei Ebenen zusammen denken, gewinnen mehr als Compliance: sie bekommen einen Austauschweg, den ihre Mitarbeitenden auch tatsächlich benutzen.
Sprechen Sie mit jemandem, der Behörden kennt.
Wir gehen Ihren Anwendungsfall durch — Betriebsmodell, Schutzbedarf, Ausschreibungstext. Ohne Verkaufsdruck, auf Deutsch, mit Technikern statt Vertrieblern.